Használati utasítás CANON I-SENSYS FAX L-160

[. . . ] Ezek az adatok egy nyomtatási felülvizsgálat részeként jövbeni nyomtatóvásárlásokról szóló döntésekben vagy a költségmegtakarítási lehetségek azonosításában nyújthatnak segítséget. Eszközbiztonság fokozása A Canon MFD hardverrel szorosan integrálódva az uniFLOW képes megakadályozni az eszközök illetéktelen használatát. Amennyiben a hozzáférési jogosultságot megadják, a rendszer az eszköz mindenfajta használatát rögzíti késbbi beszámolók céljára. A felhasználók beosztásuktól függen más-más hozzáférési jogokat kaphatnak az eszköz különféle funkcióihoz. Bizonyos felhasználók például kizárólag fekete-fehér másolatokat készíthetnek, míg mások készíthetnek színes fénymásolatokat is. [. . . ] A Canon eszközzel végzett mindenfajta másolási, nyomtatási, faxolási és lapolvasási tevékenységrl képi adat tárolható, és kulcsszavak alapján visszakereshet a maximális biztonság érdekében. Univerzális biztonságos nyomtatás A bizalmas jelleg feladatok egy központi nyomtatószerveren tárolhatók, és csak azt követen szabadulnak fel, hogy a felhasználó az eszköznél hitelesíti magát. A felhasználó bármelyik helyszínen, bármelyik eszközhöz odamehet, annak a tudatában, hogy saját nyomtatási feladatát biztonságosan nyomtathatja ki. A környezeti hulladék és a pénzügyi veszteség egyaránt megsznik, mivel a dokumentumok automatikusan törldnek, ha egy meghatározott idtartam után nem nyomtatják ki ket, és így nem gylnek a feleslegesen kinyomtatott dokumentumok a nyomtató tálcáján. Dokumentumrögzítés kezelése A papír és a rajta található információ használata továbbra is kritikus része marad minden felhasználó napi munkájának. Az uniFLOW segítségével a felhasználók a dokumentumokat nagyon kisméretre tömörített képfájlok formájában közvetlenül elektronikus levelezési fiókjukba, hálózati mappákba vagy dokumentumkezel rendszerekbe olvashatják be. A szkennelt dokumentumok a bennük lév információk felszabadítása érdekében feldolgozhatók, így az indexelési adatok elzetesen betölthetk vagy átalakíthatók például Microsoft Word formátumba, a felhasználó pedig a saját PC-jéhez visszatérve szerkesztheti a dokumentumot. Munkák átirányítása a legolcsóbb eszközre A felhasználókhoz közel elhelyezett lézernyomtatók kényelmesek, de üzemeltetésük költséges. Az uniFLOW konfigurálható úgy, hogy a felhasználó a kis nyomtatási feladatokat lézernyomtatóra küldje, egy bizonyos méret felett azonban a program a nyomtatási feladat olcsóbb Canon MFD-re vagy biztonságos nyomtatási sorba való áthelyezését kéri. A feladatokhoz tartozó kidolgozási lehetségek bizonyos szabályok szerint változtathatók, például, az elektronikus leveleket mindig fekete-fehéren nyomtatjuk, míg a nagyméret dokumentumokat mindig kétoldalasan, ezáltal csökkentve a költségeket és a veszteségeket. Biztonságos nyomtatás, nyilvántartás és feladatátirányítás ­ Végfelhasználói élmény. Az irodai felügyeleti rendszerek által nyújtott funkciók csak annyira jók, amennyire kielégítik a felhasználói élménnyel kapcsolatos elvárásokat. Nyomtatás a szokásos nyomtatóra A helyileg csatlakoztatott és kis munkacsoportok által használt lézernyomtatókat a multifunkciós eszközöknél általában sokkal közelebb helyezik el a felhasználóhoz, ám sajnálatos módon az üzemeltetésük költségesebb. A felhasználók általában nem gondolkodnak azon, melyik nyomtató a legmegfelelbb nyomtatási feladatuk kinyomtatásához ­ csupán megnyomják a , , nyomtatás" gombot, tekintet nélkül arra, hogy olcsóbb nyomtatót is használhattak volna. Míg ez az alacsonyabb költség, kisebb feladatok esetében elfogadható lehet, a nagyobb feladatok több figyelmet igényelnek. Az uniFLOW az arany középutat kínálja ­ a helyi nyomtatók kis feladatok nyomtatására használhatók, míg a terjedelmesebb feladatok biztonságos nyomtatási sorba vagy közvetlenül az MFD-re irányíthatók. A végfelhasználó továbbra is csak megnyomja a , , nyomtatás" gombot, de ha a feladat megfelel bizonyos feltételeknek, a rendszer figyelmezteti a végfelhasználót, hogy küldje a feladatot jobb költséghatékonyságú nyomtatóra. Beállítható például, hogy a szervezet vendégei kizárólag fekete-fehér fénymásolatok készítésére kapjanak engedélyt, míg a cég alkalmazottai az összes másolási, lapolvasási és faxfunkciót használhassák. Az is meghatározható, hogy az alkalmazottak számára kizárólag a vezérigazgatói iroda melletti MFD-ken legyen megengedett színes másolatok készítése, míg a vezetk bármelyik eszközön készíthessenek színes másolatokat Integráció a háttérirodai rendszerekkel Az eszköz elérését proximity kártyával, smart kártyával, mágneses lehúzó kártyával, ujjlenyomattal, PIN-kóddal vagy felhasználói névvel és jelszóval szabályozzák. Az uniFLOW integrálható a vállalat meglév felhasználói jegyzékével, vagy , , önállóan is megtanulhatja", hogy melyik kártya melyik felhasználóhoz tartozik, levéve a terhet az informatikai osztályról. Lapolvasó környezetekben az uniFLOW rendszer telepítéskor többek között a Microsoft Exchange, a Microsoft SharePoint és a Therefore alkalmazással is integrálható. Az uniFLOW minden egyes másolatot, nyomatot, szkennelt dokumentumot és faxot képes rögzíteni, és a képadatokat kulcsszavak alapján fel tudja dolgozni, mieltt tárolná ket a dokumentumkezel rendszerben. Költségek és megtakarítások nyomon követése. A pénzügyi osztály szempontjai. Az uniFLOW a nyomtatás, a másolás, a faxküldés és lapolvasás összes költségét, megtakarítását és környezetre gyakorolt hatását képes nyomon követni. Az elállítási költségek nyomon követése Az uniFLOW segítséget nyújt a pénzügyi osztálynak a szervezet aktuális nyomtatási költségeinek nyomon követésében és felmérésében, így a bels költségek szervezeti egységenként szétoszthatók, és az akutális használat nyomon követhet. Az összes helyi nyomtató, hálózati lézernyomtató, nagyformátumú nyomtató és multifunkciós eszköz nyomon követhet. A Canon MFD-k esetében a nyomtatási tevékenységek mellett rögzíthet a fénymásoló, fax és szkenner célú használat is. Az uniFLOW mérettl függetlenül minden szervezetet képes kezelni: az egyetlen eszközzel rendelkez kisvállalatoktól a több száz telephellyel és fürtökbe rendezett kiszolgáló számítógépekkel rendelkez globális nemzetközi szervezetekig. Minden egyes nyomtató többféle árstruktúrához rendelhet hozzá, így a felhasználónál felmerül terhek és a bels nyomtatási költségek egyaránt nyomon követhetk. A költségkeretek beállíthatók úgy, hogy megakadályozzák a felhasználókat abban, hogy a jogosultságuknál többet nyomtassanak. [. . . ] A költségkeretek beállíthatók úgy, hogy megakadályozzák a felhasználókat abban, hogy a jogosultságuknál többet nyomtassanak. Nagyméret vagy költséges nyomtatási feladatok elvégzéséhez igazgatói engedély írható el. A nyomtatási és másolási feladatokhoz többszint költségkódok rendelhetk hozzá, így biztosítva, hogy a megfelel költséget terheljék rá az adott munkára. Költségmegtakarítások felügyelete A költségek nyomon követése az uniFLOW pénzügyi funkcióinak csak az egyik része. A rendszer rögzít az uniFLOW telepítésébl adódó minden megtakarítást is, így a pénzügyi osztály kimutathatja a befektetéssel ténylegesen elért megtérülést. [. . . ]